4. 서기(새교본 218~219쪽 ; 교본 255~256쪽)

서기는 쁘레시디움의 행정 실무 책임자로서 꾸리아에 출석하고 단장의 지시에 따라 제반 행정업무와 문서의 작성, 보관 및 통신업무 등을 확인하여 처리한다. 서기에게는 다음과 같은 임무와 업무가 주어진다.

1) 임무

서기는 꾸리아에 출석하고 회의 내용을 요약하여 주회에 보고한다. 또한 쁘레시디움의 월례 보고서를 작성하여 단장의 재가를 얻어 꾸리아에 접수한다. 서기는 또한 적어도 1년에 한번씩 쁘레시디움의 사업보고서를 작성하여 꾸리아에 제출한다. 서기는 꾸리아에서 요구하는 제반 보고서를 작성하여 회신해야 하며 쁘레시디움의 문서를 발송하거나 수신하는 통신업무를 전담한다.

2) 통상 업무

서기는 주회 때마다 회의록을 작성하고 보존해야 한다. 회의록을 작성할 때는 반드시 회합 차수를 기록해야 한다. 회의록은 길지도 짧지도 않고 알맞은 분량으로 작성되어야 한다. 서기는 회의록을 오래 보존하기 위해 질이 좋은 종이로 된 용지에 잉크(볼펜 포함)나 타자로 작성해야 한다.

서기는 회합에서 회의록을 낭독한다. 회의록 낭독은 회합 분위기를 조성하는데 중요한 비중을 차지한다. 회의록을 또렷한 목소리로 요점을 알맞게 낭독해야 한다. 그렇게 함으로써 회합이 원활하게 진행되고 회합의 능률을 높이게 된다. 회의록의 요점을 유창하게 낭독하는 연습을 하는 것이 바람직하다. 회의록 낭독 후 단장의 확인 서명을 받는다.

서기는 쁘레시디움에 접수되거나 발송하는 모든 문서의 원본을 쉽게 찾아볼 수 있도록 분류하여 보존한다. 그리고 서기가 사용하는 레지오의 공식 용지에는 벡실리움의 표상이 나타나 있어야 한다. 또한 서기는 쁘레시디움의 사무용품을 일정하게 보급하여야 한다. 그런데 서기가 자신의 임무와 통상 업무를 수행하였다고 해서 쁘레시디움에서 배당하는 활동 의무를 채운 것이 아니다. 활동 보고는 별도로 해야 한다.

5. 회계(새교본 220쪽 ; 교본 256~257쪽)

회계는 쁘레시디움의 재정 실무 책임자로서 꾸리아에 출석하고 쁘레시디움이 지정하는 방법에 따라 기금과 자산을 관리한다. 회계에게는 다음과 같은 임무와 통상 업무가 따른다.

1) 임무

회계는 쁘레시디움의 재정 업무를 관장하고 기금을 금융 기관에 예치하여 관리한다. 회계는 약간의 잔액을 남겨두고 꾸리아에 의연금으로 납부한다. 또한 재정 출납을 하며 장부의 기입과 보관을 한다. 장부의 기재가 잘못되었을 때는 펜으로 긋고 고친 다음 단장이 확인 서명한다. 회계 장부는 매년 꾸리아의 감사를 받아야 한다. 회계는 예출된 재원의 처리에 관해 「기금」(새교본 35장 ; 교본 24장) 항목에서 서술한 내용을 유념한다.

회계는 쁘레시디움의 비품과 소모품을 관리한다. 꽃과 초가 구비되어야 하는 레지오 제대 차림도 회계가 맡는 것이 바람직하다. 쁘레시디움에서 임의로 사용할 수 있는 기금용도는 비품과 소모품 그리고 직접 사업비 등이다. 회계는 레지오의 모든 기금이 성모님의 자산이라는 점을 감안하여 절약하는 마음 가짐으로 자산 관리에 임해야 한다. 따라서 회계는 지출 문제에 있어서 단장과 상의하도록 한다.

2) 통상 업무

회계는 쁘레시디움의 재정에 관한 수입, 지출 및 잔액을 주회에서 보고한다. 회계는 또한 주회에서 비밀 주머니 헌금을 관리한다. 헌금을 하기에 알맞은 주머니를 준비한다. 장갑이나 모자, 종이 주머니는 적당하지 않다.

회계는 회합에서 훈화가 끝나면 비밀 헌금 주머니를 돌린다. 이때 회합이 중단되거나 단원들에게 분심을 일으키지 않도록 단원들의 눈에 잘 띄지 않게 주머니를 돌려야 한다. 헌금이 준비되지 않은 단원도 일단 헌금 주머니에 손을 넣어야 하며 헌금 액수의 비밀이 지켜져야 한다. 비밀 헌금 계산은 회합이 끝난 다음에 하도록 한다.